SmartSheetでレポートを作成する方法

おそらく、Smartsheetが提供しなければならない最高の機能の1つは、プロジェクトレポートの作成です。プロジェクトマネージャーが単一のビューで異なるシートのデータを操作できるようにすることで、時間を大幅に節約できます。ただし、このプロセスは、レポートを作成したことがない人やSmartsheetの使用を開始したばかりの人にとっては難しいように思われるかもしれません。 2つのカテゴリのいずれかに属している場合は、適切な場所に来ています。

このステップバイステップガイドでは、Smartsheetでレポートを作成するために知っておく必要のあるすべてのことを説明します。さまざまなレポートタイプが何であるか、およびそれぞれを構成する方法を理解するために立ち去ります。

PCのSmartsheetでレポートを作成するにはどうすればよいですか？

成功するすべてのプロジェクトマネージャーは、効率的にマルチタスクを実行する方法を知っている必要があります。進行中のタスク、毎週の販売、またはその他のプロジェクトについていくことは、これらの各活動に関するタイムリーなレポートなしでは気が遠くなる可能性があります。レポートは、コアビジネスの質問に回答し、ワークフローを管理および追跡する場合に特に役立ちます。

レポート内のすべてのデータを編集、要約、または並べ替えることができます。作成に成功したら、同僚や関係者と送信、共有、公開できます。

Smartsheetデスクトップブラウザーアプリでは、行レポートとシートサマリーレポートの2つの基本的なレポートタイプを作成できます。

行レポートは、さまざまなシートからの行データを即座に蓄積します。これらのレポートのおかげで、すべての未完了のタスク、完了しなかった支払い、または行に積み上げられたその他の情報の概要を取得できます。

シートサマリーレポートには、さまざまなシートのサマリーフィールド情報が表示されます。これは、さまざまなプロジェクトの詳細な概要を取得するための優れたツールです。

Smartsheetデスクトップブラウザアプリ内のレポートビルダーで行レポートと要約レポートを作成できます。このプロセスにはかなりの数のステップが含まれますが、以下の手順に注意深く従う人にとっては簡単なことです。

行レポート

ステップ1：行レポートの作成

デスクトップでSmartsheetブラウザアカウントにログインします。
ウィンドウの左上隅にあるメニュー記号に移動します。
プラス記号をクリックして、ソリューションセンターに入ります。
左側のサイドバーにある[作成]をクリックします。
表示されたオプションから「レポート」を選択します。
レポートに名前を付けてレポートタイプを選択するように求めるプロンプトウィンドウが表示されます。
「行レポート」を選択し、「OK」をクリックします。

次に、レポートを使用できるようにレポートを構成する必要があります。

ステップ2：行レポートの構成

上部ツールバーのタブを使用して、行レポートを構成します。次を構成できます：ソースシート、表示する列、フィルター基準、グループ化、要約、並べ替え。たとえば、[フィルタ基準]タブで、レポートに表示する条件を選択できます。コメント、部門、説明、割り当て先などでフィルタリングできます。

ステップ3：行レポートの結果を並べ替える

行レポートを作成する上で重要なことは、結果をフィールドで並べ替えることです。

ツールバーメニューの「並べ替え」セクションをクリックします。
レポートを並べ替えるフィールドを選択します。
結果の並べ替え方法で、[降順で並べ替え]または[昇順で並べ替え]を選択します。

さらに並べ替え条件を追加する場合は、[別の列で並べ替え]オプションをクリックします。レポートの結果は、3つ以下のフィールドで並べ替えることができます。

Smartsheet iPhoneアプリでレポートを作成するにはどうすればよいですか？

Smartsheet iPhoneアプリを使用すると、利用可能なすべてのシートとレポートの情報にアクセスして編集できます。これは、コンピューターがない状態で外出していて、すぐに実行する必要のある即時のデータ構成タスクを取得する場合に、実際の命の恩人になる可能性があります。

ただし、Smartsheetモバイルアプリでは、ユーザーが新しいレポートを作成することはできません。彼らのウェブサイトで推奨されているように、以前に設定されたレポートまたはシートでアプリを使用するのが最善です。デスクトップバージョンを使用して、レポートの設定や自動化の構築、数式の適用、その他の管理上の変更を行う必要があります。シートの管理者または所有者であれば、スマートフォンの列を変更できます。

Smartsheet Androidアプリでレポートを作成するにはどうすればよいですか？

AndroidデバイスでSmartsheetレポートにアクセスできると、特にコンピューターが手の届かない場所にある場合に、驚くほど便利になります。残念ながら、SmartsheetAndroidアプリはまだ新しいレポートの作成をサポートしていません。

Androidデバイスを使用して、いつでもワークスペース上のすべてのレポートにアクセスできます。レポートの所有者または管理者である場合は、列を編集することもできます。新しいレポート、シートの作成、または管理上の変更の処理は、Smartsheetデスクトップバージョンで行うのが最適です。

Smartsheetで要約レポートを作成するにはどうすればよいですか？

サマリーレポートを作成すると、チームはさまざまなシートの特定のサマリーフィールドを1か所に蓄積できます。そうすることで、誰もがポートフォリオレベルのビューで重要な情報やデータを見つけることができます。その後、データをグループに簡単に結合したり、関数を適用して情報を要約したりすることができます。

Smartsheetで概要レポートを作成する前に知っておくべきことは次のとおりです。

含める予定のすべてのシートの要約フィールドには、一貫した名前を付ける必要があります。間隔やスペルにわずかな違いがある場合でも、アプリは特定の要約の情報を除外します。
同じデータを蓄積するすべてのサマリーに同じフィールドタイプを使用します。たとえば、お金の情報を集計する場合は、すべての列に通貨形式を設定する必要があります。これにより、重複するレポート列を避けることができます。一部のフィールドが単なる数値であり、他のフィールドが通貨である場合、フィールドタイプごとに1つずつ、合計2つの列になります。

Smartsheetで概要レポートを作成する方法は次のとおりです。

デスクトップブラウザでSmartsheetアプリを起動します。
右上隅のメニューバーに移動します。横線が3本あるメニューです。
プラス記号で示されている「ソリューションセンター」を選択します。
「レポート」ボタンをクリックします。
レポートに名前を付けてレポートタイプを選択するように求めるプロンプトが表示されます。
「シートサマリーレポート」オプションを選択します。
「OK」を押します。
（オプション、後で実行できます）[ソースシート]セクションで、シートの概要フィールドを含めるソースシートを選択します。
（オプション、後で実行できます）[表示するフィールド]で、表示する列を指定します。これらは、追加する要約フィールドです。

レポートウィジェットを使用して、シートサマリーレポートをダッシュボードに直接追加できます。また、レポートデータをグラフやグラフに視覚化して、同僚が情報に簡単にアクセスできるようにすることもできます。

含まれているすべてのデータのポートフォリオビューを作成するには、サマリーレポートに取り込む情報を定義する必要があります。これを行うには、ツールバーの設定をナビゲートします。

ソースシート：レポートに含めるシートとシートの概要を指定します。
表示する列：レポートに含める要約フィールドを選択します。
フィルタ基準：レポートに表示される情報のパラメータを設定します。
グループ化：類似したデータを論理的な分類にグループ化して行を整理します。
要約：コアレポート情報を抽出します。
並べ替え：レポートの概要データを並べ替える方法を選択します。

これらすべての変更を適用するには、アプリウィンドウの右上隅にある[保存]をクリックします。これで、上記で選択した基準を満たすすべての情報を確認できるようになります。

Smartsheetでステータスレポートを作成するにはどうすればよいですか？

ステータスレポートは、プロジェクト全体の進捗状況を要約するのに役立ちます。その主な目標は、進行中の変更と潜在的なリスクまたは障害について全員に情報を提供することです。幸い、Smartsheetには、詳細なステータスレポートを作成するために使用できる無料のテンプレートがたくさんあります。あなたはこのページでそれらを見つけることができます。

独自のステータスレポートを作成して、インスピレーションを得るためにテンプレートのみを確認することもできます。ステータスレポートに含める必要のある基本的なセクションの一部を次に示します。

プロジェクト名。ここにプロジェクトの名前を書きます。名前は、ステータスレポートを見る可能性のあるすべての利害関係者にとって十分に明確である必要があります。
プロジェクトマネージャ。プロジェクトの責任者の名前。
プロジェクト期間。プロジェクトがカバーする期間。
完成日。ここにプロジェクトの期日を記入する必要があります。正確な期日がない場合は、推定期日を記入できます。
バジェット。プロジェクトの予算の状況はどうなっていますか？ここに、目標どおりかどうかを入力します。
スケジュール。ここで、プロジェクトスケジュールのステータスを書き留めます。障害はありますか、それともこれまでのところすべてが順調に進んでいますか？
品質。ここでは、プロジェクトが成功したか、リスクに傾いているかを入力できます。
範囲。プロジェクトの範囲と、最初のプロジェクトが大きすぎるか小さすぎるかを書き留めます。
リスク。プロジェクトが直面したすべてのリスクについて書いてください。彼らの現在の状況はどうですか？
障害物。プロジェクトに干渉する可能性のあるその他の障害について言及します。

これらのセクションは、プロジェクトの成功のすべての段階を追跡する明確なレポートを作成するのに十分すぎるほどです。