Microsoft Word:トップ20の秘密の機能

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Microsoft Word:トップ20の秘密の機能

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日常のドキュメントをバッシュアウトすることになると、Wordの[ホーム]タブを超えて冒険する必要はほとんどありません。しかし、インターフェース内に隠れているため、発見されるのを待っている追加のツールが豊富にあります。これらの機能は実際には「秘密」ではありませんが、多くのユーザーがそれらを見つけることはありません。これらの機能により、時間と労力を大幅に節約できます。

以下に、Wordで見落とされがちな機能のトップ20の概要を示します。それらの多くは10年以上Wordにあり、WordXPとWord2003のメニューにありますが、結局のところ、支援するために発明されたWord2007以降のリボンインターフェイスに焦点を当てます。ユーザーは、ソフトウェアのより難解な機能を見つけます。

1.同様のフォーマットを選択します

理想的な世界では、ドキュメント内のすべての要素にスタイルが割り当てられます。ただし、ローカルフォーマットに依存している場合でも、グローバルな変更を行うのは簡単です。 [ホーム]タブの右端にある[編集]セクションには、[同様の形式のすべてのテキストを選択する]ための便利なオプションが含まれています。これにより、すべてのアドホックな見出しやキャプションなどを一度に簡単に強調表示して、一挙にそれらの外観を微調整したり、将来の管理を容易にするスタイルを適用したりできます。

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2.クリップボードパネル

クリップボードパネルは、一度に複数の要素をクリップボードに保持するための便利な方法を提供します。 [ホーム]タブの[クリップボード]セクションにある小さなポップアウトアイコンをクリックして開きます。最大24の最近のカットアンドコピー操作が記憶されており、それらのいずれかをクリックして挿入ポイントに貼り付けることができます。下部にある[オプション]ドロップダウンでは、クリップボードパネルをいつ表示するかを制御できます。 1つのオプションは、Ctrl + Cを2回押したときに表示されるようにすることです。

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3.翻訳する

Wordのレビュー|翻訳機能は、ドキュメントのテキストをMicrosoft Translator Webページに送信し、ブラウザウィンドウに翻訳を表示します。 Word 2010および2013では、レビュー|をアクティブ化することもできます。翻訳|ミニ翻訳者。選択したテキストの一部にカーソルを合わせると、ゴーストのツールチップが表示されます。ポインタをその上に移動すると、選択した言語のポップアップ翻訳が表示されます。選択できる言語は数十あります。[翻訳]ドロップダウンから[翻訳言語の選択]を選択して、それらを参照します。

4.カーニング

プロフェッショナルなデスクトップパブリッシングソフトウェアは、カーニングをサポートしています。これは、テキストをより美しく見せるために、文字間の間隔を選択的に調整することです。 Wordはデフォルトではこれを行いませんが、[ホーム]タブの[フォント]セクションにあるポップアウトアイコンをクリックし、[フォントのカーニング]というラベルの付いたボックスにチェックマークを付けることでオンにできます。右側のボックスに最小ポイントサイズを入力します。ただし、小さなフォントでカーニングを使用すると、文字が一緒に実行されているように見える可能性があり、読みやすさが低下します。

簡単にアクセスするには、CTRL + Dキーボードショートカット、またはMacの場合はCMD + Dを使用します。このショートカットを使用すると、使用しているバージョンに関係なく、フォント画面に直接移動できます。 Word 2007以前を実行している場合は、[文字の間隔]オプションを確認する必要があります。それ以降のバージョンを実行している場合は、上記のようにポップアップウィンドウの上部にある[詳細設定]タブを選択します。

5.チャートを挿入します

ドキュメントにExcelグラフを含めたい場合は、Wordを離れる必要はありません。挿入の選択| Chart in Wordは、データを編集またはインポートできるミニチュアExcelビューを開きます。完了したらExcelウィンドウを閉じるだけです。Word内にグラフ形式で表示されます。 Wordウィンドウの上部にある[グラフツール]タブでは、グラフのデザインと外観を完全に制御できるため、Excelを手動で起動する必要はありません。

6. SmartArt

SmartArtは、ピラミッド組織、サイクル、階層、マトリックスなどの約200の事前に設計されたレイアウトを通じて、プロセスと関係を説明するのに役立ちます。 Wordで使用するには、[挿入]、[挿入]の順にクリックします。 SmartArtを選択し、テンプレートを選択します。次に、表示されるフローティングパネルにラベルを入力し、ハンドルをドラッグしてSmartArtのサイズを変更します。ドキュメント上に浮かせたい場合は、テキストボックスを作成し([挿入] | [テキストボックス]を使用)、SmartArtをその中に配置することで簡単に実現できます。

7.スクリーンショットを挿入します

チュートリアルを作成している場合、または単に別のプログラムからの画像をドキュメントに含める簡単な方法が必要な場合は、[挿入]、[挿入]の順に選択してWindowsデスクトップの領域を取得できます。スクリーンショット;ドロップダウンメニューを使用すると、開いているウィンドウを画像として直接インポートできます。または、[画面のクリッピング]オプションを選択して、マウスで長方形をドラッグし、画面のカスタマイズされた領域をキャプチャすることもできます。

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8.クイックパーツを挿入します

多くの場合、企業は、住所などの標準的な要素または段落を含む手紙や文書を作成する必要があります。 Wordの定型句機能が役立ちます。テキストの一節を選択してから、[挿入]、[挿入]の順に選択します。クイックパーツ|定型句|選択内容を定型句ギャラリーに保存します。 [挿入] | [挿入]からテキストを選択して、そのテキストを任意のドキュメントに再挿入できるようになりました。クイックパーツ|定型句メニュー。会社名や電子メールアドレスなどの要素のクイックパーツを設定することもできます。また、ビルディングブロックオーガナイザーでは、クイックアクセステンプレートとオブジェクトを設定することもできます。

この記事の執筆時点では、Macユーザーはこのオプションを利用できないことに注意してください。

9.ハイフネーション

奇数の単語が2行にまたがってこぼれるようにすると、ドキュメントの外観を改善できます。右マージンが不揃いになるのを防ぐことができます。または、完全に正当化されたテキストでは、各単語の間に空白の大きな「島」が表示されるのを防ぐことができます。 Wordは必要に応じて単語を自動的にハイフネーションできますが、この機能はデフォルトでオフになっています。有効にするには、[ページレイアウト]タブに移動し、[ハイフネーション]、[ハイフン]の順に選択します。自動。

10.行番号

コード、法的文書、さらには詩を参照している場合は、簡単に参照できるように行に番号を付けることをお勧めします。 Wordの番号付きリストツールは、希望どおりでない可能性のあるインデント設定を適用します。[ページレイアウト]、[ページレイアウト]の順に選択します。代わりに行番号を使用すると、Wordはドキュメントの余白にきちんとした番号を付けます。デフォルトでは、行番号はドキュメント全体に適用されますが、[行番号]、[行番号]の順に選択すると、選択したテキストをスキップすることができます。 「現在の段落を抑制します」。

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11.デジタル署名

デジタルドキュメントが本物のオリジナルであるかどうかは必ずしも明らかではありません。個人用暗号化キーを使用してドキュメントに署名するには、[ファイル]タブ(またはWord 2007のオーブ)に移動し、[ドキュメントの保護]を選択して、[デジタル署名の追加]を選択します。署名を追加する前に、ドキュメントを保存するように求められます。ドキュメントが変更されると、署名は自動的に無効になるため、その存在は信頼性を保証します。他の人を招待してドキュメントに署名する場合は、[挿入]タブに移動し、[テキスト]セクションで[署名欄]を選択します。

12.透かし

ドキュメントの下書きを回覧したり、同僚とプライベートなものを共有したりする場合は、ページに透かしを入れて、ドキュメントの種類を一目で確認できると便利です。 [ページレイアウト]タブの[透かし]ドロップダウンでは、2回クリックするだけで、「ドラフト」、「機密」、または「緊急」という大きな灰色の透かしを追加できます。 [カスタム透かし]を選択して、独自のテキストまたは画像を配置します。

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Macユーザーは、透かしオプションにアクセスするために、コンピューター画面の上部にある[挿入]タブを使用する必要があります。

13.引用

学術研究の場合、Wordは引用の管理にも役立ちます。 [参照]タブには、ソースを管理するためのボタンがあります。ここでは、参照する各作品の詳細を入力し、[引用の挿入]ドロップダウンをクリックしてそれらへの参照を挿入できます。 APAおよびMLA標準を含む14の認識されたスタイルから引用形式を選択でき、最後に、ワンクリックで参考文献を生成できます。

14.マクロ

Officeのスクリプトインターフェイスは、控えめに言っても洗練されていますが、単純で反復的なタスクを自動化したい場合は、コード行を入力する必要はありません。 [表示]タブで、[マクロ]ドロップダウンをクリックし、[マクロの記録]を選択します。開いたダイアログで、ボタンまたはキーボードショートカットを選択します([割り当て]をクリックして選択を確認することを忘れないでください)。次に、自動化するタスクを実行します。完了したら、ドロップダウンに戻り、[記録の停止]を選択します。選択したボタンまたはキーの組み合わせをいつでも押すと、記録した操作が繰り返されます。

15.外形図

大学の論文や小説などの大規模なプロジェクトでWordを使用している場合は、ドキュメントをセクションとサブセクションに分割すると便利です。表示に移動|見出しをマークアップし、その下の本文テキストを折りたたむことができる階層表示にアクセスするためのアウトライン。これにより、ドキュメントの概要が明確になり、セクションを移動することで簡単に再編成できます。複数のドキュメントを1つのマスタープロジェクトに収集することもできます。[アウトライン]タブの[マスタードキュメント]セクションで[ドキュメントの表示]をクリックして、サブドキュメントをインポートまたは作成します。

16.ページの色

ドキュメントを目立たせたい場合は、ページレイアウト|を使用できます。バックグラウンドウォッシュを適用するための[ページの色]ドロップダウン。 [塗りつぶし効果]を選択すると、パターンやテクスチャを追加できます。塗りつぶしとパターンは、ドキュメントのすべてのページに自動的に適用されます。また、画面上で見ることはできますが、印刷されていないため、ハードコピーの読みやすさを妨げることはありません。

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一部のユーザーは、使用しているMicrosoft Wordのバージョンとシステムによっては、[デザイン]タブで[ページの色]を選択できる場合があります。

17.インデックスを挿入

長時間の作業に役立つ3つ目の機能は、インデックスを自動的に生成する機能です。この機能を使用するには、最初に関連する単語またはフレーズを選択してテキスト内の参照をマークしてから、[参照]、[参照]の順にクリックする必要があります。インデックスを挿入します。すべての見出し語をマークアップしたら、[インデックスの挿入]をクリックしてインデックスを作成します。これには、マークしたインスタンスへの参照と、それらが表示されるページ番号への自己更新リンクが含まれます。

18.ドキュメントを組み合わせて比較する

Wordは、2つのドキュメントを自動的に比較または結合できます。ツールは[レビュー] | [レビュー]にあります。比較。自分で作業を行う場合は、[表示]、[表示]の順にクリックします。並べて表示;これにより、ドキュメントが同じズーム倍率で自動的に隣り合って配置されるため、ドキュメント間を簡単に前後に見ることができます。 [同期スクロール]ボタンをクリックすると、カーソルを移動したりスクロールバーをドラッグしたりすると、ロックステップで上下にスクロールすることもできます。

19.ドキュメントインスペクター

報道官や公務員は、過去にメタデータに機密情報が埋め込まれたドキュメントを配布したり、Wordの変更履歴オプションを使用して復元したりするために熱湯に浸かっていました。同じ間違いをしないでください。[ファイル]タブ(またはOffice 2007のOrb)の[情報]セクションで、[共有の準備]ドロップダウンの下に、非表示の情報(およびWordの他のエディションとの互換性を確認してください)。

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20.リボンをカスタマイズします

リボンインターフェイスは、高度にカスタマイズ可能なOffice2003インターフェイスよりも安定するように設計されています。ただし、[ファイル]、[ファイル]の順に選択した場合。オプション|リボンをカスタマイズすると、リボンに新しい機能を追加したり、表示したくない機能を削除したりできます。通常はまったく公開されない機能を追加できます。「リボンにないコマンド」の便利な選択肢があり、独自のタブを作成することもできます。複雑すぎる場合は、右端にある小さなドロップダウン矢印を使用して、画面の上部に表示されるクイックアクセスツールバーをカスタマイズできます。

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